Nachunternehmer beauftragen: Welche Unterlagen Bauunternehmen vor dem Start prüfen sollten

1. Zuerst den richtigen Betrieb prüfen

Beginnen Sie mit dem vollständigen Firmennamen, Sitz, Registereintrag und der vertretungsberechtigten Person. Stimmen Angebot, Vertrag, Rechnung und ausführender Betrieb überein? Bei einem gemeinsamen Markenauftritt reicht der Markenname nicht. Halten Sie fest, welche Gesellschaft welches Arbeitspaket übernimmt. Einen Unternehmenswechsel behandeln Sie als neuen Prüfanlass, auch wenn der Ansprechpartner gleich bleibt.

• Register- beziehungsweise Gewerbenachweis auf die konkrete Gesellschaft beziehen
• Unterzeichner und betriebliche Projektleitung benennen
• Gewerk, Leistungsumfang und erforderliche berufliche Berechtigungen klären
• Versicherungsdeckung auf Tätigkeit, Einsatzgebiet und Zeitraum prüfen

2. Personenbezogene Nachweise getrennt einordnen

Eine A1-Bescheinigung dokumentiert das anwendbare Sozialversicherungsrecht. Sie ist weder eine allgemeine Arbeitserlaubnis noch ein Nachweis ordnungsgemäßer Werkvertragsausführung. Bei grenzüberschreitenden Einsätzen müssen Aufenthalts- und Beschäftigungsberechtigung sowie gegebenenfalls Entsendemeldungen gesondert geklärt werden. Dass ein Betrieb in der EU sitzt, beantwortet nicht automatisch die Fragen für jedes Teammitglied.

• Person, entsendenden Arbeitgeber und Geltungszeitraum zuordnen
• Status von Drittstaatsangehörigen gesondert klären lassen
• Erforderliche Meldungen und Änderungen vor dem Einsatz organisieren
• Für Kontrollen eine zuständige Person und den Zugriff auf erforderliche Unterlagen festlegen

Grundlagen: DVKA: A1 und anwendbares Sozialversicherungsrecht ↗ · Zoll: Hinweise für entsandte Beschäftigte ↗

3. Lohn, Sozialkassen und Haftung nicht ausblenden

Für Bauleistungen können Mindestentgelt- und Sozialkassenpflichten relevant sein. § 14 AEntG regelt unter seinen Voraussetzungen eine Auftraggeberhaftung für Mindestentgelt und bestimmte Beiträge. Eine vertragliche Zusicherung des Nachunternehmers beseitigt solche gesetzlichen Ansprüche nicht. Prüfen Sie die Einordnung des Betriebs und der Tätigkeit, statt aus dem Wort „Montage“ oder „Trockenbau“ pauschale Schlüsse zu ziehen.

• Anwendbare Mindestarbeitsbedingungen für das Gewerk bestimmen
• Urlaubskassenverfahren, soweit einschlägig, berücksichtigen
• Plausible Nachweise und Rückfragen dokumentieren
• Auffälligkeiten nicht allein mit einer unterschriebenen Erklärung abschließen

Grundlagen: § 14 AEntG: Haftung des Auftraggebers ↗ · Zoll: Mindestarbeitsbedingungen ↗

4. Freistellung vor der Zahlung erneut prüfen

Die Freistellungsbescheinigung betrifft die Bauabzugsteuer. Maßgeblich ist ihre Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung. Eine bei Vertragsschluss gültige Bescheinigung kann bei einer späteren Abschlagszahlung abgelaufen sein. Prüfen Sie Firma, Geltungsdauer, Umfang und gegebenenfalls die Beschränkung auf bestimmte Bauleistungen. Die elektronische Auskunft des BZSt hilft bei der Verifikation.

• Bescheinigung der richtigen Gesellschaft zuordnen
• Prüfung in den Rechnungsfreigabeprozess aufnehmen
• Abfrageergebnis und Datum nachvollziehbar ablegen
• Ohne tragfähige Freistellung den Steuerabzug und Ausnahmen prüfen

Grundlagen: § 48b EStG: Freistellungsbescheinigung ↗

5. Praxisbeispiel: Ein Austausch im Team

Fiktives Beispiel: Für einen Ausbauauftrag wurden Unterlagen des Betriebs und von vier Beschäftigten geprüft. Vor dem Start ersetzt der Betrieb zwei Personen. Der Firmenordner bleibt unverändert, die personenbezogene Prüfung aber ist nicht mehr vollständig. Die Projektleitung aktualisiert die Einsatzliste, lässt die erforderlichen Nachweise zuordnen und dokumentiert offene Punkte vor dem Zutritt. Sensible Personaldaten werden nur im erforderlichen Umfang und mit begrenzten Zugriffsrechten verarbeitet.

• Änderungsmeldung mit Datum und betroffenen Personen festhalten
• Nachweise durch den verantwortlichen Arbeitgeber aktualisieren lassen
• Baustellenorganisation über den freigegebenen Stand informieren
• Keine vollständigen Personalakten ohne konkreten Bedarf sammeln

6. Aus Dokumenten einen laufenden Prüfprozess machen

Legen Sie für jedes Prüffeld einen Verantwortlichen, einen Status und den nächsten Prüfanlass fest. „Erhalten“ ist nicht dasselbe wie „inhaltlich geprüft“. Sinnvolle Anlässe sind der erste Auftrag, ein neuer Bauabschnitt, ein Teamwechsel, eine Weitervergabe und eine anstehende Zahlung. Ein dokumentierter Prozess ist hilfreicher als eine pauschale Zusage, alle Unterlagen seien vorhanden.

• Status: offen, eingegangen, geprüft oder Rückfrage
• Prüfdatum, Geltungsdauer und nächsten Anlass vermerken
• Abweichungen mit zuständiger Person und Frist verfolgen
• Vertrag und tatsächliche Organisation auf der Baustelle gemeinsam betrachten