Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung: Was Auftraggeber beachten müssen

1. Wann die Bauabzugsteuer zu prüfen ist

§ 48 EStG erfasst Bauleistungen im Inland an Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes oder juristische Personen des öffentlichen Rechts. Dazu gehören Leistungen zur Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken. Der Satz beträgt 15 Prozent der Gegenleistung, also des Entgelts zuzüglich Umsatzsteuer. Auch ausländische Leistende können betroffen sein; der ausländische Firmensitz ist keine Befreiung.

• Liegt eine Bauleistung in Deutschland vor?
• Gehört der Leistungsempfänger zum erfassten Personenkreis?
• Welche Gegenleistung wird tatsächlich erbracht?
• Sind Abschlags- oder Vorauszahlungen im Prüfprozess erfasst?

Grundlagen: § 48 EStG: Steuerabzug ↗ · BZSt: Bauabzugsteuer ↗

2. Freigrenzen sind keine Freibeträge

Ohne Freistellung kann der Abzug entfallen, wenn die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt. Die Grenze von 15.000 Euro gilt nur für Leistungsempfänger, die ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführen. Die Bauleistungen desselben Leistenden an denselben Empfänger sind zusammenzurechnen. Das Gesetz enthält außerdem eine besondere Ausnahme für Bauleistungen an vermieteten Wohnungen bei höchstens zwei vermieteten Wohnungen.

• Jahresprognose statt isolierter Einzelrechnung verwenden
• Bereits beauftragte weitere Bauleistungen berücksichtigen
• Bei Überschreitung nicht lediglich den Mehrbetrag als Bemessungsgrundlage behandeln
• Änderungen der Prognose und mögliche Korrekturen steuerlich klären

Grundlagen: § 48 Abs. 1–3 EStG: Ausnahmen und Gegenleistung ↗

3. Was an der Bescheinigung geprüft wird

§ 48b EStG nennt unter anderem Firma, Anschrift, Steuernummer, Geltungsdauer, Umfang und ausstellendes Finanzamt. Eine Bescheinigung kann auf bestimmte Bauleistungen begrenzt sein. Vergleichen Sie diese Angaben mit dem tatsächlichen Leistenden und Ihrem Auftrag. Das BZSt stellt eine elektronische Auskunft bereit. Dokumentieren Sie das Prüfergebnis in der Rechnungsakte, statt lediglich ein altes PDF aus dem Lieferantenordner zu übernehmen.

• Identität des Leistenden mit Vertrag und Rechnung abgleichen
• Gültigkeit am vorgesehenen Zahlungstag kontrollieren
• Sachliche oder auftragsbezogene Beschränkungen beachten
• Abfrage und eventuelle Rückfragen mit Datum ablegen

Grundlagen: § 48b EStG: Inhalt und elektronische Auskunft ↗

4. Wenn ein Abzug vorzunehmen ist

Der Leistungsempfänger muss den Abzug grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats elektronisch anmelden und an das für den Leistenden zuständige Finanzamt abführen. Außerdem ist mit dem Leistenden über den Abzug abzurechnen. Einbehaltenes Geld darf deshalb nicht einfach als Sicherheit auf dem eigenen Konto liegen bleiben. Für nicht oder zu niedrig abgeführte Beträge sieht § 48a EStG eine Haftung vor; der dort geregelte Vertrauensschutz hat Voraussetzungen.

• Zahlungsmonat, Bemessungsgrundlage und Abzug erfassen
• Zuständiges Finanzamt und Übermittlungsweg klären
• Frist für Anmeldung und Abführung gemeinsam terminieren
• Abrechnung über den Steuerabzug an den Leistenden geben

Grundlagen: § 48a EStG: Verfahren und Haftung ↗

5. Rechenbeispiel: Zahlung ohne Freistellung

Fiktives, vereinfachtes Beispiel: Eine steuerpflichtige Bauleistung wird mit 20.000 Euro netto zuzüglich 3.800 Euro Umsatzsteuer abgerechnet. Die Gegenleistung beträgt 23.800 Euro. Wenn die Abzugspflicht besteht, keine Ausnahme greift und keine gültige Freistellung vorliegt, betragen 15 Prozent davon 3.570 Euro. 20.230 Euro gehen an den Leistenden, 3.570 Euro werden für dessen Rechnung an das zuständige Finanzamt abgeführt. Das Beispiel unterstellt ausdrücklich eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

• Nettoentgelt: 20.000 Euro
• Umsatzsteuer im Beispiel: 3.800 Euro
• Gegenleistung: 23.800 Euro; Steuerabzug: 3.570 Euro
• Sonderfälle wie § 13b UStG gesondert rechnen und prüfen

6. Drei typische Missverständnisse vermeiden

Eine Freistellungsbescheinigung ist kein allgemeines Qualitätssiegel für den Nachunternehmer. Sie ersetzt weder die Prüfung von Entsendung und Sozialversicherung noch die Einordnung des Werkvertrags. Ebenso folgt aus der Behandlung der Umsatzsteuer nicht automatisch das Ergebnis bei der Bauabzugsteuer. Und eine erst später erhaltene Bescheinigung sollte nicht ohne Prüfung als rückwirkende Erledigung einer früheren Abzugspflicht betrachtet werden.

• Steuerabzug und umsatzsteuerliche Rechnungsprüfung getrennt dokumentieren
• Bescheinigungen anderer Gruppengesellschaften nicht übertragen
• Eine neue Bescheinigung rechtzeitig vor Ablauf anfordern
• Versäumte Abzüge zeitnah mit der Steuerberatung aufarbeiten