90-Tage-Meldeverfahren in der Schweiz: Bau- und Montageeinsätze richtig planen

1. Zuerst die berechtigte Konstellation bestimmen

Das Verfahren erfasst unter anderem entsandte Mitarbeitende von Unternehmen mit Sitz in der EU/EFTA. Bei Drittstaatsangehörigen verlangt das SEM eine vorherige dauerhafte Zulassung zum regulären Arbeitsmarkt eines EU/EFTA-Staats; die konkreten Statusvoraussetzungen sind anhand der Person zu prüfen. Selbstständige Dienstleistungserbringer benötigen die entsprechende EU/EFTA-Staatsangehörigkeit und Niederlassung. Ein kurzer Auftrag allein eröffnet deshalb noch nicht den Zugang zum Meldeverfahren.

• Sitz des tatsächlich entsendenden Betriebs festhalten
• Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus des Teams klären
• Eigene Beschäftigte, Selbstständige und Stellenantritte unterscheiden
• Nicht passende Konstellationen vorab mit der zuständigen Stelle einordnen

Grundlagen: SEM: Anwendung des Meldeverfahrens ↗

2. Zwei Tageskonten führen: Betrieb und Person

Praktisch hilfreich sind zwei Übersichten: An welchen Kalendertagen war Ihr Betrieb in der Schweiz tätig, und an welchen Tagen jede einzelne Person? Gleichzeitig eingesetzte Beschäftigte vervielfachen die Betriebstage nicht. Unterschiedliche Einsatztage sind dagegen getrennt zu zählen. Ein Teamwechsel setzt das Unternehmenskonto nicht zurück. Für Dienstleistungen über 90 Tage ist eine Bewilligung erforderlich; es besteht kein automatischer Anspruch.

• Firmenübersicht über alle Schweizer Projekte führen
• Personenübersicht projektübergreifend aktualisieren
• Überlappende Einsatztage bei der Betriebszählung zusammenführen
• Zusätzliche Aufträge erst nach Prüfung des verbleibenden Spielraums terminieren

Grundlagen: SEM: Berechnung der Tage und Bewilligungspflicht ↗

3. Acht Tage Vorlauf sind nicht acht freie Bautage

Im Bauhaupt- und Baunebengewerbe ist bereits der erste Einsatztag meldepflichtig. Die achttägige Voranmeldefrist ist davon zu unterscheiden. Enge, behördlich definierte Notfallkonstellationen können einen früheren Beginn ermöglichen; normale Terminnot ist kein Planungsmodell für eine Ausnahme. Bei einer kurzfristigen Änderung sollte die zuständige kantonale Stelle rechtzeitig einbezogen werden.

• Meldung in den Terminplan vor den Baustellenstart setzen
• Keine meldefreie Bauwoche einkalkulieren
• Vorlauf für Rückfragen und unvollständige Angaben einplanen
• Notfallausnahmen nur nach Prüfung der tatsächlichen Voraussetzungen nutzen

Grundlagen: Kanton Zürich: Meldefrist, Änderungen und Notfälle ↗

4. Meldung und Änderungen organisatorisch absichern

Die Online-Meldung erfolgt über EasyGov. Nach der Kontoeröffnung werden die einzelnen Einsätze erfasst. Auch bei Unterstützung durch Dritte bleibt nach SECO die Verantwortung für eine korrekte Meldung beim Entsendebetrieb. Halten Sie die Eingaben mit Ihrer Projektplanung synchron: Arbeitsort, Dauer, Tätigkeit und eingesetzte Personen müssen zur tatsächlichen Durchführung passen. Änderungen werden über den vorgesehenen Weg und erforderlichenfalls mit der zuständigen kantonalen Behörde geklärt.

• Eine verantwortliche Person für Meldungen und Rückfragen benennen
• Meldebestätigung in der Einsatzakte ablegen
• Änderungen des Teams oder Zeitraums intern sofort weitergeben
• Aktuelles SEM-Benutzerhandbuch für den konkreten Ablauf verwenden

Grundlagen: SECO: Stellvertretung und Verantwortung bei der Meldung ↗ · EasyGov: Online-Schalter für Unternehmen ↗

5. Praxisbeispiel: Parallele Teams und eine neue Etappe

Fiktives Planungsbeispiel: Team A arbeitet von Montag bis Mittwoch, Team B von Mittwoch bis Freitag in derselben Woche in der Schweiz. Für den Betrieb sind das fünf unterschiedliche Arbeitstage. Für jede Person, die nur in ihrem jeweiligen Team eingesetzt war, sind es drei Tage. Die Summe der Personentage ist nicht das Unternehmenskonto. Kommt im selben Kalenderjahr eine weitere Etappe hinzu, werden deren Tage mit den bisherigen Einsätzen zusammen betrachtet.

• Pro Person konkrete Einsatztage erfassen
• Für den Betrieb die Menge aller unterschiedlichen Einsatztage bilden
• Weitere Schweizer Baustellen in dieselbe Betriebsübersicht aufnehmen
• Prognose und tatsächlich geleistete Tage nach jeder Etappe abgleichen

6. Was die Meldung nicht erledigt

Eine Meldung ersetzt nicht die Prüfung der Schweizer Lohn- und Arbeitsbedingungen, der Sozialversicherung, fachlicher Bewilligungen oder steuerlicher Pflichten. Planen Sie diese Themen parallel. Bei Elektro- und bestimmten Montagearbeiten muss der Leistungsumfang besonders präzise sein. Ein Stellenantritt bei einem Schweizer Arbeitgeber ist zudem eine andere Konstellation als die Entsendung durch Ihren ausländischen Betrieb; die Regeln sollten nicht miteinander vermischt werden.

• Gewerk, Einsatzort und anwendbare Lohnbedingungen einordnen
• Erforderliche Sozialversicherungsnachweise vorbereiten
• Fachliche Berechtigungen, MWST und gegebenenfalls Zoll klären
• Unterlagen für den Einsatz und mögliche Kontrollen zugänglich halten

Grundlagen: SECO: Rechtsgrundlagen der Entsendung ↗ · SECO: Arbeitssicherheit und Sozialversicherung ↗