Schweizmit Swiss Support1. Belege mit dem jeweiligen Geschäftsvorgang verbinden
Legen Sie fest, wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Zahlungsbelege und Quittungen übergeben werden. Ergänzen Sie einen Projektbezug, wenn dieser für die interne Auswertung benötigt wird. Ein Kontoauszug zeigt eine Zahlung; für ihre Einordnung werden häufig auch Rechnung und Zweck benötigt. Private Auslagen und betriebliche Vorgänge sollten erkennbar zugeordnet werden.
- Rechnungen und Belege vollständig und lesbar übergeben
- Projekt, Leistungszeitraum und Geschäftszweck zuordnen
- Fehlende Unterlagen in einer gemeinsamen Rückfragenliste führen
2. Einen regelmäßigen Übergabetermin vereinbaren
Stimmen Sie ab, bis wann Unterlagen für den vereinbarten Bearbeitungszeitraum vorliegen müssen. Eine feste Übergabe macht offene Punkte früher sichtbar. Bestimmen Sie im Betrieb, wer Rückfragen beantwortet und Freigaben erteilt. Für verspätete Rechnungen oder Korrekturen sollte es einen nachvollziehbaren Nachreichungsweg geben, damit unterschiedliche Versionen nicht parallel verarbeitet werden.
- Eine zuständige Person für die Unterlagenübergabe benennen
- Bearbeitungsstand und Rückfragen nachvollziehbar festhalten
- Freigaben für Korrekturen und Zahlungen klar zuordnen
3. Personaldaten vor der Lohnbearbeitung aktualisieren
Neue Mitarbeiter, Vertragsänderungen, Ein- und Austritte sowie Abwesenheiten können die Abrechnung beeinflussen. Übermitteln Sie diese Informationen mit dem jeweiligen Wirksamkeitsdatum. Trennen Sie vereinbarte Lohnbestandteile, Arbeitszeitangaben und Spesenbelege. Für in der Schweiz beschäftigte Personen sind die jeweils anwendbaren Sozialversicherungs-, Unfallversicherungs- und weiteren Personalpflichten zu klären.
- Arbeitsvertrag, Eintrittsdatum und Änderungen bereitstellen
- Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Spesen fristgerecht übergeben
- Versicherungs- und Quellensteuerfragen individuell einordnen lassen
4. Entsendung und Schweizer Anstellung unterscheiden
Bei internationalen Betrieben können verschiedene Beschäftigungs- und Einsatzkonstellationen nebeneinander vorkommen. Die Lohnadministration sollte erkennen können, welche Gesellschaft Arbeitgeber ist und wo der jeweilige Einsatz erfolgt. Ordnen Sie diese Angaben bereits bei der Vorbereitung zu. Aus der Rechnungsadresse eines Projekts allein lässt sich das Beschäftigungsmodell nicht ableiten.
- Arbeitgeber und Einsatzorte je Mitarbeiter festhalten
- Grenzüberschreitende Einsätze vorab mitteilen
- Offene Zuständigkeitsfragen vor der Abrechnung klären
5. Aus Unterlagen eine nutzbare Übersicht gewinnen
Vereinbaren Sie, welche Auswertungen der Betrieb für seine Entscheidungen benötigt: offene Forderungen, laufende Verpflichtungen oder eine projektbezogene Übersicht. Der gewünschte Detailgrad setzt entsprechende Angaben in den Ausgangsdaten voraus. Swiss Support begleitet Buchhaltung, Lohnadministration und MWST im vereinbarten Mandatsumfang; Geschäftsführung und betriebliche Freigaben bleiben klar zuzuordnen.
- Benötigte Auswertungen und deren Zweck bestimmen
- Bestehende Buchhaltung und offene Aufgaben bei der Übergabe erfassen
- Betreuung bei neuen Mitarbeitern oder veränderten Abläufen anpassen
Quellen & weiterführende Grundlagen
Die konkrete Einordnung richtet sich nach Ihrem Betrieb und Vorhaben. Diese Übersicht unterstützt die Vorbereitung.