Schweizmit Swiss Support
1. Das Vorhaben vollständig beschreiben
Sammeln Sie den Vertragsentwurf oder die Leistungsbeschreibung und die Angaben zum Objekt. Wichtig ist auch, wie Ihr Unternehmen die Arbeiten tatsächlich organisieren soll. Wer plant den Ablauf, wer führt das Team und wer verantwortet das vereinbarte Ergebnis? Die Bezeichnung eines Vertrags allein beantwortet diese Fragen noch nicht.
- Unternehmenssitz, Gewerk und Auftraggeber benennen
- Einsatzort, Bauabschnitte und Zeitraum angeben
- Eigenen Leistungsumfang und Arbeitsorganisation beschreiben
2. Meldeverfahren und Zeitplanung prüfen
Für bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen aus der EU/EFTA kommt das Meldeverfahren bis zu 90 effektiven Arbeitstagen pro Kalenderjahr in Betracht. Die Grenze betrifft sowohl das Entsendeunternehmen als auch die entsandte Person. Im Bauhaupt- und Baunebengewerbe besteht die Meldepflicht ab dem ersten Tag; für Entsendungen gilt grundsätzlich eine Voranmeldefrist von acht Tagen. Persönliche Voraussetzungen, frühere Einsätze und mögliche Ausnahmen müssen geprüft werden.
- Bisherige Einsätze des Unternehmens und der Personen zusammenstellen
- Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus der Mitarbeiter erfassen
- Meldung und bestätigten Einsatzbeginn in den Terminplan aufnehmen
3. Mitarbeiter und Arbeitsbedingungen vorbereiten
Legen Sie für die Prüfung Angaben zu Tätigkeit, Qualifikation, Anstellung und Entlohnung bereit. Die einschlägigen Schweizer Arbeitsbedingungen sowie Sozialversicherung und mögliche gewerbliche Bewilligungen sind für den konkreten Einsatz zu klären. Swiss Support begleitet die Vorbereitung und Administration im vereinbarten Umfang. Eine allgemeine Checkliste ersetzt die Zuordnung Ihres tatsächlichen Gewerks und Ihrer Mitarbeiter nicht.
- Arbeitsverträge, Tätigkeiten und Qualifikationen zusammenstellen
- Lohnbestandteile, Arbeitszeiten und Spesen nachvollziehbar darstellen
- Zuständigkeit für Meldungen und erforderliche Nachweise vereinbaren
4. Mehrwertsteuer vor der ersten Rechnung einordnen
Ob ein ausländisches Unternehmen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig wird, hängt unter anderem von Art und Ort der Leistung und dem maßgebenden weltweiten Umsatz ab. Es reicht deshalb nicht, nur den Wert des einzelnen Schweizer Auftrags zu betrachten. Lassen Sie Registrierung, gegebenenfalls Steuervertretung und Rechnungsstellung vorab anhand Ihres Geschäftsmodells einordnen.
- Art der Leistung und vertragliche Abrechnung beschreiben
- Umsatzangaben des bestehenden Unternehmens bereitstellen
- Registrierung und Rechnungsangaben vor der Fakturierung klären
5. Aus einem Einsatz einen verlässlichen Ablauf machen
Ordnen Sie jedem offenen Punkt eine Zuständigkeit und einen Termin zu. Bewahren Sie Unterlagen so auf, dass die verantwortlichen Personen auf den aktuellen Stand zugreifen können. Werden aus dem ersten Auftrag regelmäßige Einsätze, sollte die Organisation mitwachsen. Dann können auch eine dauerhaft angelegte Schweizer Präsenz und die laufende Betreuung neu bewertet werden.
- Einsatzänderungen und neue Orte rechtzeitig weitergeben
- Unterlagenstand und vereinbarte Aufgaben dokumentieren
- Wiederkehrende Aufträge in die weitere Unternehmensplanung einbeziehen
Quellen & weiterführende Grundlagen
- SEM: Meldeverfahren für kurzfristige Erwerbstätigkeit ↗
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht ausländischer Unternehmen ↗
- Swiss Support: Bau- und Montageeinsätze ↗
Die konkrete Einordnung richtet sich nach Ihrem Betrieb und Vorhaben. Diese Übersicht unterstützt die Vorbereitung.